Tietosuojaseloste

Henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhtiöiden henkilöstön työ- ja palvelussuhteeseen liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään työhakemuksella tai suullisesti haastatellen.
Työhakemukset säilytetään kuusi kuukautta hakemuspäivästä alkaen työhönottajan toimesta.

Tietojen keräämiseen käytetään myös kameravalvontaa. Jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa yrityksen käytössä olevissa tiloissa toteutetaan työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennalta ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Rekisteröidyt tiedot

TLS Verkko Oy:ssä henkilörekisteri sisältää työsuhteessa olevien henkilöiden perustiedot, työsuhdetta koskevat tiedot, palkanlaskentatiedot, työaika- ja lomakirjanpidon sekä koulutustiedot.

Työsuhteessa olevien henkilöiden terveydentilatiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista lukituissa tiloissa.

Kameravalvonnan tallenteita ei säilytetä tai arkistoida.  Tallenne on toimipisteessä reaaliaikaisesti nähtävillä ja kerää tallennukseen viimeisen kahden viikon kuvatallenteen. Tallenne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kameravalvonnasta on tiedotettu toimipaikassa kyltillä. Kameravalvonta on käsitelty työsuojelutoimikunnan kokouksessa marraskuussa 2017.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirtämiset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, viranomaisille lakisääteisien tehtävien toimeenpanoa varten ja tarvittaessa vakuutusyhtiöille työnantajan ottamien vakuutusten ylläpitämiseksi. Palkkatietoja voidaan luovuttaa myös tilastotarkoituksiin anonyymeinä. Tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää sähköisesti ja lomakkeiden avulla.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä/luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen tallennusajat

Henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän henkilöstön käytössä rajatuin oikeuksin, käyttäjien tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa käyttäjätunnuksella ja salasanalle suojatuissa järjestelmissä. Kaikkia työsuhderekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo työsuhteen velvoittama salassapito-  ja vaitiolovelvollisuus.

Tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen lukitussa arkistossa vähintään 50 vuotta.

Manuaalilomakkeita tallennetaan lukitussa paikassa enintään 6 kk. Käsittely tapahtuu yrityksen toimintaohjeiden mukaisesti, huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.

Järjestelmästä tallennetaan vuosittain pitkäaikaistallenne, joka säilytetään lukitussa arkistossa

TLS Verkko Oy:n asiakasrekisteri

Asiakastietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen sekä niiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakassuhteiden sekä palveluiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, maksujen valvontaan ja perintään, palvelusisällön todentamiseen, tilastointiin sekä asiakasviestintään. Tietoja voidaan käsitellä markkinointiin ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi ja tilastointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitaminen. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja siitä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseen.

Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkinalakia, energiatehokkuuslakia ja henkilötietolakia. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisterinpitäjän asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot)
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot
• maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot
• käyttöpaikkaa koskevat tiedot
• markkinointiluvat ja -kiellot
• puhelutallenteet
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Joidenkin yllä kuvattujen tietojen (kuten rekisteröityä koskevat perustiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot) antaminen on edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lakisääteiset velvoitteet myös edellyttävät rekisterinpitäjää keräämään rekisteröidystä joitain tietoja (kuten energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot). Näiden tietojen antamatta jättäminen tai keräämisen estäminen voivat estää tai hankaloittaa rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamista. Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla kuitenkin oikeus kieltää tiettyjen tietojen (kuten markkinointilupien) kerääminen ja käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa rekisterinpitäjän asiakkaaksi tai rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluja sekä sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, viranomaisille ja sähkömarkkinoiden osapuolille sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Kulutuspaikkatietoja voidaan luovuttaa myös tilastotarkoituksiin ilman henkilötunnisteita.

Tietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi rekisterinpitäjän lukuun toimiville kumppaneille (järjestelmätoimittajat, palvelukumppanit)

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot ja puhelutallenteet ovat työntekijöiden käytettävissä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Pääsy digitaalisessa muodossa oleviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Kaikkia asiakastietoja käyttäviä henkilöitä sitoo työsuhteen velvoittama vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, jonne pääsy on rajoitettu.

Messujen ja eri tapahtumien kautta kerättävät manuaaliset tiedot hävitetään järjestelmään tallennuksen jälkeen, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluttua manuaalisen materiaalin saamisesta.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tulee pystyä asianmukaisesti todentamaan. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja hänen tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Rekisterissä olevien tietojen tallennusajat

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisestä 10 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan seuraavan vuoden kuluessa.

Puhelutallenteita säilytetään 3 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan.

Rekisteriselvitykseen kuuluvat muut henkilötiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Muita henkilötietoja voidaan kerätä asiakkailta, toimittajilta ja muilta yhteistyökumppaneilta yhtiöiden liiketoimintaa varten.

Yhtiöiden osakkailta kerätään henkilötiedot lakisääteistä osakerekisteriä ja osingon maksamista varten.

Rekisteröidyt tiedot

Yhtiöissä on muussa sopimusyhteydessä olevien henkilöiden perustiedot ja yhteistyösopimukseen liittyvät tiedot.  Muilla käsiteltävillä henkilötiedoilla on olemassa asiallinen sopimusyhteys. Järjestelmissä tiedot sijaitsevat käyttäjätunnuksella ja salasanalle suojatuissa tiedostoissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimien välillä on salattu SSL-salauksella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vero- ja poliisiviranomaisille viranomaistoimienpanoa varten ja tarvittaessa vakuutusyhtiöille. Tietoja luovutetaan sähköisesti ja lomakkeiden avulla.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterissä olevien tietojen tallennusajat

Yhteistyökumppaneiden tietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisestä 10 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan seuraavan vuoden kuluessa.